SoftExpert PPM

Gestión de Proyectos y Portafolios

El Desafío

La Gestión de Proyectos y Portafolios es una función crítica de gestión, que requiere un esfuerzo disciplinado para garantizar el éxito. Para ser eficientes, los gerentes de proyecto deben ser capaces de monitorizar los proyectos, portafolios y programas continuamente, a fin de asegurar que las principales acciones sean ejecutadas y sean tomadas las decisiones correctas. Para eso, ellos precisan una herramienta que permita asegurar: la alineación de las inversiones estratégicas con las prioridades corporativas, entregas hechas en el plazo estipulado dentro del presupuesto, y que los materiales y servicios suministrados atiendan las necesidades y especificaciones.

La administración de los desafíos requiere capacidades de gestión de proyectos que necesitan un soporte mayor que un bolígrafo y un papel o que las herramientas de software de primera generación pueden ofrecer. Las soluciones innovadoras de gestión de proyectos deben tener la capacidad de abarcar a todos los miembros del equipo de proyecto y automatizar múltiples tareas de gestión críticas. Ellas también deben ofrecer funciones de análisis y alertas para identificar problemas antes que ellos afecten los márgenes y la satisfacción del cliente.

La Solución – SoftExpert PPM

SoftExpert PPM es la solución más completa para priorizar, planificar, administrar y ejecutar proyectos, portafolios e iniciativas de negocio. El software atiende a cualquier aplicación de negocio orientada a proyectos en la organización, como las iniciativas e inversiones estratégicas, desarrollo de productos, programas de desarrollo de productos, innovación y Six Sigma, prestación de servicios, mantenimiento de activos, planificación de la capacidad de recursos, desarrollo e implementación de software, construcción, etc.

 

El software ayuda a las organizaciones a ejecutar sus proyectos en el plazo y dentro del presupuesto, permitiendo que los gerentes de proyecto e integrantes del equipo optimicen la duración, uso de los recursos, entrega de milestones, costos e ingresos, etc.

 

La solución modular es escalonable e incluye planificación del proyecto, programación de recursos, gestión financiera (costos e ingresos de los proyectos), gestión de documentos, gestión de calidad, gestión de riesgos, gestión de portafolio, gestión de procesos, gestión de servicios y demanda, entre otras.

 

 

Gestión de Proyectos, Recursos y Portafolios -PPM

SoftExpert PPM provee un conjunto amplio de recursos colaborativos orientando a los gestores e integrantes de los equipos de trabajo a través del ciclo de vida de los proyectos, comenzando por la identificación de las demandas de negocio y yendo hasta la entrega de la solución. El software facilita la evaluación y comparación de proyectos a través de métodos objetivos, recibiendo ideas, solicitudes o iniciativas de toda la organización a través de formularios electrónicos y encaminándolas para aprobación vía workflows automatizados. Todo este proceso es configurable de acuerdo con las reglas y procedimientos específicos de cada empresa, incluyendo dashboards e informes, proporcionando una manera más rápida y eficiente de definir el mejor mix de portafolio.

 

SoftExpert PPM provee a los gestores una visión en tiempo real de las inversiones, iniciativas y recursos de la organización, ayudándolos a priorizar sus inversiones teniendo como base criterios estratégicos como los beneficios, plazos, costos y riesgos, garantizando la alineación con las estrategias de negocio de la organización y con las políticas de gobernanza.

 

Planifique el cronograma detallado de los proyectos de forma rápida y fácil contando con descripciones de las actividades, duración, asignación de recursos y dependencia entre actividades. Mantenga un modelo completo de la capacidad de la organización y planificación de recursos, inventario de habilidades, carga de trabajo total y demanda de recursos, y planifique cómo mitigar los riesgos.

Principales Beneficios

Aumenta la productividad.

 

Reduce gastos operacionales.

 

Asigna a las personas correctas para los proyectos correctos en el momento adecuado.

 

Reduce el uso de recursos en proyectos sin valor agregado.

 

Aumenta la visibilidad en toda la organización.

 

Fácilmente planifica, administra, evalúa, ejecuta y monitoriza proyectos y portafolios.

 

Reduce el tiempo de ciclo de proyecto.

 

Prioriza inversiones con base en criterios de selección claves.

 

Rápida y fácilmente desarrolla cronogramas de proyectos profesionales.

 

Garantiza que el cronograma del proyecto sea seguido y sean minimizados los atrasos.

Gáfico GANTT

Informe de status

Gestión de riesgos de proyecto

Calendario de recursos

Gestión de apunte de horas

Portales de proyecto

Recursos

Visión General

Retorno sobre la Inversión (ROI)

Normalmente cuando profesionales discuten el ROI de una inversión, ellos están pensando principalmente en los beneficios "financieros". Actualmente, las empresas deben también considerar los beneficios "no financieros" de una inversión.

 

Los beneficios financieros incluyen el impacto en el presupuesto y las finanzas de una empresa, por ejemplo, reducción de costos y aumento de ingresos.

 

Los beneficios no financieros son los llamados beneficios intangibles o no cuantificables de una inversión. Diferente de los retornos financieros, puede que no haya un indicador o criterio comúnmente aceptado por las empresas para medir su retorno. No obstante, las soluciones SoftExpert presentan un potencial innegable para producir impactos positivos en el desempeño de las organizaciones y para auxiliarlas a alcanzar sus objetivos, con beneficios como aumento de la satisfacción del cliente, informaciones más precisas y ciclos más cortos.

La solución SoftExpert Project and Portfolio Management (PPM) ofrece los siguientes beneficios:

 

ROI FINANCIERO:

 

Economía Anual

 

  • Aumento de productividad – procesos de negocios optimizados; modelos de proyecto; la gestión estructurada para la planificación, ejecución y control del proyecto hará con que su equipo alcance mejores resultados en menos tiempo.
  • Reducción en el costo operacional – siguiendo los beneficios descritos anteriormente, por la automación de algunas aplicaciones, permitirá que su negocio haga una reducción del esfuerzo para implementación y control de cada proyecto, las que proveen espacio para reducción de costo total de personal.
  • Reducción del gasto de presupuesto en proyectos de bajo valor agregado – por medio de la implantación de la gestión de portafolio SoftExpert, es posible que los gestores realicen la evaluación de riesgos versus beneficios, la evaluación financiera, evaluación de la viabilidad técnica y comercial, seleccionando los proyectos más rentables.
  • Reducción de la aplicación de recursos en proyectos que no atienden las especificaciones de los clientes – Un proyecto bien planificado y con los recursos correctos, con expectativas bien definidas y realistas, resultados claramente definidos, sus beneficios claramente asociados, y una gestión eficaz del alcance, tiempo, costo y calidad reducirá indudablemente la probabilidad de que no atienda los requisitos de los clientes.
  • Economía de esfuerzo administrativo – considerando los varios informes, consultas y el panel de control configurable, los gestores estarán economizando entre 8 y 12 horas por mes en acompañamiento de cada proyecto.

 

Inversión

 

  • La inversión en SoftExpert PPM dependerá del tamaño de la empresa en la metodología de implementación.

 

Retorno en la Inversión (%)

 

  • ((((Economía Anual Total) x años) – Inversión Inicial) / Inversión Inicial) x 100.

 

Tiempo de Retorno – Payback (años)

 

  • Inversión Inicial/ Economía Anual Total.

 

ROI NO FINANCIERO:

 

  • Mejor facilidad en la atención de los objetivos estratégicos debido al aumento de la madurez en la gestión de proyectos y mejora en la cultura empresarial.
  • Aumento de la satisfacción de los clientes debido a la mejor gestión de los requisitos y a las herramientas de control de calidad, alcanzando metas acordadas y asegurando un resultado eficaz.
  • El aumento en la satisfacción de los clientes lleva al aumento de la tasa de retención de clientes, a la mejora en la reputación, en la participación en el mercado e ingresos.
  • Asegura conformidad regulatoria. SoftExpert permite la integración de las capacidades de la gestión de conformidad con los procesos de negocio.
  • Menos procesos manuales y menos papeles para impresión, debido a las consultas personalizables y a un completo panel de control (dashboard).
  • Reducción del tiempo para inicio del proyecto, curva de aprendizaje más corta para los equipos del proyecto y economía de tiempo, dado que los procesos, procedimientos y modelos son creados y reutilizados.
  • Asegura la cooperación y el trabajo en grupo eficaz. Los recursos serán mejor coordinados, suministrándoles un método directo para resolver lo que sea necesario, cómo hacerlo y determinando quién hace qué y cuándo. El equipo del proyecto se comportará con un mayor sentido de profesionalismo y autoconfianza, asegurando la retención de personal.

España +34 911 235 622

 

México +52 55 4161 3593

 

USA  +1 786 671 0527

Materiales en Destaque

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